Gestão de processos pode ser definida como forma de gerenciarmos as atividades rotineiras dos setores e suas interligações entre um e outro. Muitos colaboradores e empresas até podem questionar: mas se eu já sei como faço meu trabalho, por que devo documentar tudo isso?
Segundo a fundação nacional da qualidade, a excelência do desempenho e o sucesso no negócio requerem que todas as atividades interrelacionadas sejam compreendidas e gerenciadas segundo uma visão de processos. Para justamente ter essa visão holística dos processos da empresa há uma necessidade de ter um mapeamento para que estes sejam avaliados de forma simples, facilitando assim na visualização de mudanças nos processos que provocarão grandes impactos na organização.
Durante vários dos projetos que realizarmos na área de processos constatamos que os processos existiam de forma não documental e que eles eram realizados de forma aleatória e muitas vezes até de forma diferente da maneira que devia ser realizada, ou seja, sem padronização, onde cada colaborador envolvido naquela atividade, seja do mesmo setor ou não, abordava a atividade de sua maneira. Muitos relatam que não conseguiam enxergar até então os gargalos e melhorias até verem documentalmente (escrito) o passo a passo de cada atividade realizada, esse ponto é bastante importante pois até então essa documentação que era considerada "burocrática" pelos colaboradores e empresários, onde através dessas passaram a ter uma visão mais holística dos processos internos da empresa.
Após o mapeamento, é realizado a análise desses processos (dados, informações, pessoas envolvidas, sequência das atividades e suas relações com demais setores ou clientes), onde sugere-se melhorias que podem ser implantadas a curto ou a longo prazo, estas vão desde a mudanças das sequências de tal atividade, mudanças de software (sejam eles gerenciais ou operacionais), até divisão/criação de setores de modo a otimizar os processos, entre outros identificados de acordo com a necessidade daquela empresa. Depois disso é realizada uma nova versão destes mapeamentos e entregue junto com seus respectivos fluxogramas.
Portanto, é de suma importância que toda empresa, seja ela qual tamanho for, ter seus procedimentos internos devidamente registrados e compartilhado com todos que fazem parte desta, para que as atividades estejam sendo seguidas num padrão estabelecido para melhor qualidade, sucesso e desempenho nos negócios.
Consultora Brazilliant - Andryelle Xavier
